Zaɓen CRM da Ya Dace: Jagora Mai Dabaru ga Shugabannin Ƙungiyoyi Marasa Riba

1. Gabatarwa

Yayin da ayyuka ke komawa dijital, ɓangaren ƙungiyoyin sa-kai yana fuskantar muhimmin sauyi a fasaha. Shugabannin Ƙungiyoyi Marasa Riba suna samun damammaki na musamman na amfani da fasaha don ƙara tasirin manufofinsu, amma kuma suna fuskantar manyan haɗurra idan ba su kula da wannan tsari yadda ya kamata ba. CRM ita ce jigon rayuwar Ƙungiyoyi Marasa Riba, tana samar da cibiyar sarrafa hulɗa (da masu ba da gudummawa, magoya baya da waɗanda ayyukansu suka shafa. Tana aiki a matsayin tushen sahihin bayanai guda ɗaya ga ƙungiyar gaba ɗaya, don haka yana da matuƙar muhimmanci a zaɓe ta da kulawa.

Saboda haka, ba abin mamaki ba ne cewa bincike ya nuna cewa har zuwa kashi biyu bisa uku na ayyukan aiwatar da CRM suna fuskantar tangarɗa, lamarin da ya sa yanke shawara bisa dabaru ya fi muhimmanci fiye da kowane lokaci. Ƙungiyoyin da suka aiwatar da ingantattun tsarin CRM suna ganin ƙaruwar kashi 20-25% a riƙe masu ba da gudummawa, kuma suna samun matsakaicin dawowar jarin da suka zuba cikin watanni 16.95, yayin da aiwatarwar da ta gaza kan iya jawo wa ƙungiyoyi asarar ci gaban shekaru da kuma kashe kuɗi masu yawa da ba za a iya dawo da su ba.

Wannan cikakken jagora ya haɗa gogewar shekaru daga ainihin misalai, bincike mai tushe da shawarwarin masana, domin samar wa shugabannin zartarwa na Ƙungiyoyi Marasa Riba tsarin dabarun da suke buƙata don zaɓen CRM cikin nasara.

 

2. Da farko: tambaya mafi muhimmanci

 

Tambayar farko da kwamitin zartarwa na Ƙungiya Marar Riba ya kamata ya amsa ita ce: shin muna buƙatar CRM (sabo)?

Idan amsarku ita ce “saboda abokan hamayyarmu/ƙungiyoyin da muke kamanceceniya da su suna amfani da ita”, wannan ba lallai yana nufin kuna buƙatar sabuwa ba. Idan kuna da CRM a yanzu, kuma kuka amsa “eh” ga duk waɗannan tambayoyin:

• Shin mai samar da CRM ɗinmu yana ci gaba da harkokinsa?
• Shin kuɗin kula da ita da gudanar da ita ba su da yawa?
• Shin tana da sassauci da zai ba ta damar dacewa da sauyin buƙatu?

to, mai yiwuwa za ku kammala da cewa ba kwa buƙatar sabuwar CRM.

Idan kuwa ba ku da CRM tukuna, to kuna buƙatar ɗaya. A zahiri, kusan ba zai yiwu a gudanar da babbar Ƙungiya Marar Riba ba tare da CRM ba.

 

3. Dalilin da ya sa CRM ke da muhimmanci

 

Canjin Dijital da ke ƙara sauri a dukkan fannoni ya sauya matuƙa tsammanin masu ba da gudummawa da buƙatun gudanarwa. Yanzu kashi 89% na ƙungiyoyi suna ɗaukar sadarwar dijital a matsayin muhimmiya wajen cimma manufofinsu, yayin da masu ba da gudummawa ke ƙara sa ran samun hulɗa ta musamman, bisa bayanai, irin wadda kamfanonin kasuwanci ke bayarwa. Akwai abubuwa 3 da ke tabbatar da muhimmancin CRM:

1. Sauyin tara kuɗi zuwa dijital
Hanyar tara kuɗi ta sauya sosai zuwa hanyoyin dijital, inda gudummawar kan layi ke ƙaruwa kowace shekara, kuma kuɗin neman sababbin masu ba da gudummawa ta hanyoyin gargajiya ke ƙaruwa da kashi 15-20% a kowace shekara.

2. Buƙatun ingancin gudanarwa
Ƙungiyoyi suna fafatawa don samun iyakantaccen hankalin masu ba da gudummawa (da kuɗinsu), tare da kula da ƙarin sarkakiyar hulɗa da masu ruwa da tsaki, ciki har da masu ba da gudummawa, masu sa-kai, waɗanda ayyukansu suka shafa da abokan hulɗa.

3. Bukatun bin ƙa'idoji
Dokokin kariyar bayanai (kamar GDPR a Tarayyar Turai) suna ɗora tara mai yawa—har zuwa €20 million ko kashi 4% na kuɗin shiga na shekara-shekara—ga ƙungiyoyin da ba sa sarrafa bayanan masu ba da gudummawa yadda ya kamata.

Ƙungiyoyin da za su bunƙasa a wannan yanayi su ne waɗanda ke zuba jari cikin fasaha bisa dabaru, tare da daidaita wannan zuba jari da manufofinsu, ƙarfinsu da burinsu na bunƙasa. Muhimmin abu shi ne a wuce kallon CRM a matsayin sayen ma'ajiyar bayanai ta aiki kawai, a fahimce ta a matsayin zuba jari cikin muhimman kayayyakin more rayuwa na ƙungiya, wanda ke ba da damar samun ci gaba mai ɗorewa da ƙara tasirin manufofi.

 

4. Kasuwar mafita a halin yanzu

Kasuwar CRM ta ƙungiyoyin sa-kai ta tattaru a kan wasu manyan masu samar da mafita, yayin da kuma ake samun sabbin abubuwa daga masu samar da mafita na musamman da kuma zaɓuɓɓukan buɗaɗɗen tushe. Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Blackbaud da Odoo. Sai dai rabon kasuwa ba ya ba da cikakken hoto, domin dandamali daban-daban suna dacewa da yanayin ƙungiyoyi daban-daban. Bari mu kasa su zuwa matakai 3:

Mataki na 1: Manyan mafita na ƙungiyoyi

Salesforce Nonprofit Cloud

• Matsayi: Babban (kuma mafi girman) ɗan wasa mai cikakken ayyuka
• Manyan fasaloli: Kayan aiki masu amfani da AI ta hanyar Einstein, da damar keɓancewa mai ƙarfi
• Farashi: Lasisi 10 kyauta don jawo hankalinku kafin ku faɗaɗa, sannan a kulle ku cikin rufaffiyar tsarin nasu

Microsoft Dynamics 365 Nonprofit

• Matsayi: Babbar madadin ga ƙungiyoyin da ke amfani da kayayyakin Microsoft sosai
• Manyan fasaloli: Haɗin kai da Business Central, da Copilot mai ƙarfafa da AI
• Farashi: Yana farawa daga $28/mai amfani/wata, tare da rangwamen kashi 60% ga ƙungiyoyin sa-kai 

 

Mataki na 2: Mafita na musamman

Blackbaud Suite

• Kayayyaki: Raiser’s Edge NXT, eTapestry
• Ƙarfi: Zurfafa ƙwarewa a ɓangaren ƙungiyoyin sa-kai
• Sabuntawar 2024: Kayan aikin tara kuɗi na hasashe masu amfani da AI
• Matsayi: Jagora wajen samar da ayyukan da aka ƙera musamman don ƙungiyoyin sa-kai

CiviCRM

• Nau'i: Babbar madadin buɗaɗɗen tushe ga Ƙungiyoyi Marasa Riba
• Manyan fasaloli: Duk muhimman ayyukan da ake tsammani (gudummawa, alkawuran bayarwa, membobinci, taruka)
• Kuɗi: Babu kuɗin lasisi
• Fa'ida: Cikakken ikon mallakar bayanai, da damar keɓancewa mara iyaka

 

Mataki na 3: Dandamali masu tasowa

HubSpot for Nonprofits

• Nau'i: Mafita mai saurin aiki ta asalin gajimare
• Manyan fasaloli: Ya dace sosai da harkokin dijital
• Ƙarfi: Hanyar da ta sa talla a gaba

Wasu dandamali masu tasowa da ke samun kaso a kasuwa sun haɗa da:

• Bloomerang: Mai da hankali kan riƙe masu ba da gudummawa
• NeonCRM: Hanya mai haɗa komai wuri guda
• Virtuous: Kayan aiki na zamani don gina dangantaka

 

5. Ƙalubalen aiwatarwa

A matsayinta na babban tsarin bayanan ƙungiya, aiwatar da CRM tsari ne mai tsada, mai ɗaukar lokaci kuma mai haɗari. Idan ba a gudanar da shi yadda ya kamata ba, zai iya zama abin tayar da hankali har ma ya jefa ƙungiyarku cikin haɗari. Idan mai sayarwa ya gaya muku akasin haka, ƙarya yake yi muku. 

Abubuwa biyu mafi muhimmanci da ya kamata ku yi la'akari da su don rage kuɗi, tsawon lokaci da haɗarin tsarin su ne:

 

1) Albarkatu (kuɗi, mutane da ilimi)

• Shin ƙungiyarku za ta iya biyan kuɗin? Ba zan ba da shawarar kashe fiye da kashi 15% na jimillar kasafin kuɗinku kan kuɗaɗen gudanar da harkokin IT ba. Kuma wannan iyaka ta shafi ƙananan Ƙungiyoyi Marasa Riba ne kawai. Ku kula da kuɗaɗen da za ku riƙa biya bayan aiwatar da sabuwar CRM.
• Kuɗaɗen jari: za ku iya biyan kuɗaɗen lokaci ɗaya da suka shafi aiwatarwa (misali: hidimomin ƙaura da sauya tsarin bayanai, horo, kayayyakin more rayuwa na IT da ake buƙata, da sauransu)?
• Shin kuna da isassun ma'aikata don tabbatar da cewa aiwatar da CRM ba zai yi gogayya da ayyukan da ke da matuƙar muhimmanci ga manufofinku ba?
• Shin kuna da isasshen ilimi a cikin gida (ko da kun ɗauki wani kamfani ya aiwatar muku, kuna buƙatar samun wani ilimi a cikin ƙungiyarku; in ba haka ba kamfanin na iya sarrafa ku. (Lura: idan ba ku da shi, za mu iya wakiltarku a cikin tsarin kuma mu tabbatar da cewa aiwatarwar ta biya muradunku))
• Idan kuna ƙaura zuwa sabuwar CRM, kuna da albarkatun da za su sa tsohuwar CRM da sabuwar su ci gaba da aiki tare na watanni, har sai ya zama lafiya a kashe tsohuwar?

 

2) Sarkakiyar masu ruwa da tsaki

• Ku yi la'akari da sarkakiyar masu ruwa da tsaki: masu ba da gudummawa, masu sa-kai, waɗanda ayyukanku suka shafa, mambobin kwamitin gudanarwa da abokan hulɗa... kada ku yi ƙoƙarin shigar da su duka lokaci guda. Ku tsara dabara, sannan ku fara da waɗanda haɗarinsu ya fi ƙasa, domin ku sami damar koyo da kuma gyara yadda ya kamata. Yayin da kuke ƙara sanin takamaiman CRM ɗin, sai ku koma ga waɗanda haɗarinsu ya fi yawa. Ku ɗauki mataki ɗaya a lokaci guda.
• Ku tabbatar CRM ɗinku za ta iya sarrafa sarkakiyar masu ruwa da tsaki da ake buƙata ba tare da ci gaban musamman ba. Idan kuna buƙatar ƙarin ci gaban musamman, ku yi la'akari da wasu CRM, domin waɗannan ci gaban za su yi tsada wajen aiwatarwa da kula da su: idan aka sabunta kunshin CRM, dole ne ku tabbatar sabuntawar ba ta lalata ko ɗaya daga cikin ci gaban musamman da kuka yi ba. Wannan zai jawo muku wahala da matsaloli. Ko kuma, ku yi amfani da CRM ga manyan abokan hulɗa kawai.

 

3) 'Yanci ko dogaro?

• Ku kiyaye 'yancin zaɓinku gwargwadon iko. Dogaro da wani takamaiman tsarin kayayyaki na iya zama da sauƙi a farko, amma hanya ce mai kyau da wasu masu samar da mafita ke amfani da ita don rage ƙarfin cinikayyarku a tsawon lokaci. Ta hanyar sa ƙungiyarku ta dogara da su fiye da kima, suna ɗaure ku da su, ta yadda kusan ba zai yiwu ku bar mafita nasu ba. Suna ba ku fa'idodi na ɗan lokaci don su ɗaure ku, sannan su iya yin duk abin da suka ga dama a nan gaba: ƙara kuɗin lasisi, sanya takunkumi kan fitar da bayanai, da sauransu. Idan mai samar da mafita ya ba ku rufaffiyar tsarin kayayyaki (misali: gajimare na musamman, yaren shirye-shirye na musamman, rumbun adana bayanai na musamman, da sauransu), tare da taƙaita ikon ku na fitar da bayanai daga cikinsa, a zahiri kuna ciyar da dodo (wataƙila kun san kamfanin da nake magana a kai). 
• Idan ƙungiyarku tana da ƙwarewar fasaha ko fahimtar wannan batu, ku zaɓi software mai buɗaɗɗen tushe da aka gina kan fasahohin da aka saba amfani da su. Za ku sami kamfanoni marasa adadi da za su iya yi muku aiki a farashi mai sauƙi, kuma ta haka za ku ƙarfafa ƙarfin cinikayyarku.

Kuna iya zama kare—wani yana samar muku da komai, amma ya ɗaure ku. Ko kuma ku zama kerkeci—mai 'yanci, amma kuna ɗaukar haɗarin rayuwa da kanku. Kowace hanya tana da kyau muddin kun gamsu da ita

 

6. Me zai iya faruwa ba daidai ba?

Akwai manyan dalilai 5 da ke jawo rashin nasarar aiwatar da CRM:

1. Faɗaɗar iyakar aiki ba tare da tsari ba (kashi 40-60% na ayyuka): Wuce kasafin kuɗi da tsawaita wa'adin aiki
2. Rashin isasshen horo (kashi 65% na aiwatarwar da ta gaza): Ƙarancin amincewa da amfani da tsarin
3. Rashin ingancin bayanai (kashi 70% na bayanan CRM ba daidai ba ne cikin shekara ɗaya)
4. Rashin goyon bayan shugabannin zartarwa: Yana rage karɓuwar ma'aikata zuwa kashi 30-40%
5. Gazawar haɗa tsarin: Su ne sanadin kashi 45% na gazawar ayyuka

 

7. Me za ku iya yi don samun nasara?

Ga wasu shawarwari:

• Ku ɗauki amintaccen abokin hulɗa mai ƙwarewa don tallafa muku a dukkan matakai na aiwatar da fasaha da tattaunawar sharuɗɗa da mai samar da mafita da kamfanin aiwatarwa. (Lura: Mourinho Solutions abokin hulɗa ne mai gogewa da za ku iya amincewa da shi)
• Ku zuba kashi 15-20% na kasafin kuɗin aikin kan horo
• Ku kafa kwamitocin tafiyar da bayanai masu fayyace ayyuka
• Ku tabbatar da bayyanannen goyon bayan shugabannin zartarwa a duk tsawon lokaci
• Ku bi hanyar aiwatarwa a matakai maimakon ƙoƙarin yin komai lokaci guda. Aiwatarwa mai ci gaba, ta matakai ƙanana da maimaitawa, tana da damar samun nasara fiye da haka.

 

8. Mene ne yake da muhimmanci da gaske?

Dole ne shugabannin Ƙungiyoyi Marasa Riba su bambanta tsakanin fasalolin da dole ne a samu, masu muhimmanci da kuma waɗanda za a iya so amma ba dole ba, don yanke shawara mai araha da ta dace da muhimman abubuwan ƙungiya. Ga fasalolin da dole ne a samu:

Gudanar da manyan bayanan masu ba da gudummawa — su ne muhimman ayyukan yau da kullum na Ƙungiya Marar Riba:

• Cikakkun bayanan masu ba da gudummawa daga dukkan fannoni
• Bibiyar gudummawa ta hanyoyi da dama
• Takardun karɓar gudummawa ta atomatik don dalilan haraji
• Rarraba masu ba da gudummawa zuwa rukuni da tarihin sadarwa
• Bin ƙa'idojin PCI da GDPR

Damar haɗa bayanai cikin sassauci 

• Damar shigar da bayanai daga hanyoyi da dama (APIs, da sauransu). Za ku buƙaci haɗa bayanan gudummawa daga shafin yanar gizo, hanyoyin biyan kuɗi, shafukan sada zumunta da wasu ɓangarori na uku.
• Ya kamata a sami sauƙin ƙirƙirar sababbi da keɓance waɗanda ake da su

Damar talla da sadarwa — akwai kai tsaye ko kuma ta hanyar haɗi da wasu ɓangarori na uku

• Bibiyar kamfen ɗin talla da aka haɗa cikin tsarin
• Sadarwa ta hanyoyi da dama—imel, wasiƙar takarda, SMS, WhatsApp, shafukan sada zumunta, da sauransu
• Injin tafiyar da ayyuka don ayyana matakan da aka keɓance

 

9. Keɓancewa ko mafita da aka riga aka ƙera?

 

Zaɓen mafita da aka riga aka ƙera (mai yiwuwa ta kasance buɗaɗɗen tushe; waɗannan zaɓuɓɓuka ba sa cin karo da juna) shi ne zaɓin da aka fi so. Ku guji keɓancewa gwargwadon iko, domin tana jawo matsaloli da kuɗi. Amma akwai lokutan da hakan zai iya dacewa.

 

Ku zaɓi mafita da aka riga aka ƙera idan:

• Tsarin ayyuka na yau da kullum ya biya buƙatunku
• Kuna da ƙarancin albarkatun fasaha

 

Ku yi la'akari da keɓancewa idan:

• Kuna da buƙatun gudanarwa na musamman
• Kuna da albarkatun IT na musamman don aikin

 

10. Tsarin Kuɗi

Tsara kasafin kuɗi mai inganci don CRM yana buƙatar fahimtar Jimillar Kuɗin Mallaka (TCO), ba kuɗin biyan kuɗin shiga na farko kaɗai ba. Tsarin kuɗi na aiwatar da CRM ya danganta da abubuwa da dama (kuɗin mafita, girman tushen masu bayar da gudummawa, kuɗin ƙaura da canja wurin bayanai, kuɗin keɓancewa, da sauransu). Tuntuɓe mu domin mu tallafa muku a wannan tsari, ta yadda za ku rage haɗari kuma mu samar muku da ƙiyasin kuɗi daidai. Ga wasu ƙididdigan farashi na kusan da za su ba ku hasashen kuɗin da ake buƙata:

 

Jagorar Kasafin Kuɗi Bisa Girman Ƙungiya

Ƙananan ƙungiyoyi masu zaman kansu (kuɗaɗen shiga ƙasa da $1M)

• Jimillar kuɗi (Shekara ta 1): $1,500-50,000 (ya danganta da matakin ci gaban keɓaɓɓen da ake buƙata)
• Kuɗin gudanarwa da sabuntawa (shekaru masu zuwa) $1,000 - 25,000
• Samfuri: mafita na matakin farko, kuɗin fara amfani mai rahusa

Ƙungiyoyi matsakaita (kuɗaɗen shiga $1M-10M)

• Jimillar kuɗi (Shekara ta 1 ko Shekara ta 1+2, gwargwadon tsawon aiwatarwa): $50,000-1,000,000 (ya danganta da matakin ci gaban keɓaɓɓen da ake buƙata)
• Kuɗin gudanarwa da sabuntawa (shekaru masu zuwa) $20,000 - $100,000
• Mafita na matsakaicin mataki masu fasaloli na ci gaba

Manyan ƙungiyoyi masu zaman kansu (kuɗaɗen shiga $10M+)

• Jimillar kuɗi (Shekara ta 1+2 ko Shekara ta 1+2+3, gwargwadon tsawon aiwatarwa): $200,000 - 1,000,000+ (ya danganta da matakin ci gaban keɓaɓɓen da ake buƙata)
• Kuɗin gudanarwa da sabuntawa (shekaru masu zuwa) $50,000 - 500,000+
• Mafita na manyan kamfanoni tare da cikakken keɓancewa

 

To, me ya sa waɗannan ƙiyasin kuɗi suke da tazara mai yawa?

Akwai abubuwa da dama da ke shafar farashi. Haka kuma, ya kamata ku kula da kuɗaɗen ɓoye:

• Ƙarin kuɗin ajiyar bayanai: $0.10-1.00 a kowane GB/wata idan an wuce iyaka
• Kuɗaɗen mu'amala: 1.5-3.9% na sarrafa biyan kuɗi
• Iyakokin kiran API: Ƙarin kuɗi idan ana amfani da shi sosai
• Tallafi na musamman: Zai iya ƙara 20-40% ga kuɗaɗen shekara-shekara
• Dogaro da masu ba da shawara: Bukatun keɓancewa na ci gaba

 

Abubuwan da ke cikin Rarrabuwar Kuɗin Aiwatarwa

• Biyan kuɗin amfani da manhaja
• Aiwatarwa/shawara
• Amfani da tsohon CRM da sabon CRM a lokaci guda (aƙalla watanni 6 ga manyan ayyuka)
• Horo da tallafi
• Tanadin kuɗin gaggawa
• Ƙaura da canja wurin bayanai
• Haɗaɗɗun tsarin da aka keɓance
• Kuɗin fita (ƙarin bayani kan wannan a sashe na ƙarshe)

 

Tsarin Auna ROI

Yana da muhimmanci ku auna nasarar aiwatarwar ku. Ku tuna: ya kamata fasaha ta tallafa wa kasuwanci, ba akasin haka ba. Don haka, ya kamata zuba jari a fasaha ya samar da fa'ida a bayyane. Ba abu ne mai muhimmanci sosai ba cewa ƙungiyarku tana amfani da sabuwar fasaha—abin da ya fi muhimmanci shi ne yadda take amfani da ita wajen cimma manufofin kasuwancinta. Samun ƙima daga CRM ya wuce nasarar aiwatar da fasaha kawai—don haka kuna buƙatar horo, kuma kuna buƙatar gina ƙwarewar ƙungiyoyin tara kuɗi domin su amfana sosai da sabon CRM. Ku lura cewa aiwatarwa da ta yi nasara da gaske tana samun matsakaicin lokacin dawo da zuba jari na watanni 16.95, ko da yake kashi ɗaya bisa uku na ƙungiyoyi ba sa samun ROI a cikin zangon kwangilarsu na farko.

Muna ba da shawarar ku fara da waɗannan KPI:

• Ingantuwar ƙimar riƙe masu bayar da gudummawa (manufa 70-80%)
• Ƙarin matsakaicin girman gudummawa (yawanci 10-25%)
• Rage lokacin aikin ma'aikata (raguwa 15-25% a ayyukan gudanarwa)
• Ingantuwar ƙimar amsa ga kamfen (15-40% idan an yi rarrabawa yadda ya kamata)

 

Kafin ku tafi, ga taƙaitaccen muhimman shawarwari

 

• Kada ku zaɓi wani CRM kawai don wasu suna amfani da shi. Ku yi nazari sosai kafin yanke wannan shawara.
• Ku tabbatar ƙungiyarku tana da albarkatun da ake buƙata don aiwatar da takamaiman mafitar CRM da amfani da ita cikakke kuma cikin nasara.
• Ku tattauna kwangilolin dogon lokaci don guje wa hauhawar farashin lasisi da ba a yi hasashe ba a matsakaicin lokaci—CRM mafita ce ta dabaru ta dogon lokaci da za ta kasance tare da ku tsawon shekaru.
• Idan kuna tattaunawa kan mafitar girgije, ku saka sharadin cewa za ku iya karɓar bayananku daga girgijensu kyauta—wannan yana da matuƙar muhimmanci, domin akwai kayan aikin Hankalin Wucin Gadi da yawa da za su buƙaci samun damar bayananku.
• Ku guji dogaro da mai samar da mafita guda ɗaya gwargwadon iko.
• Ku gabatar da duk buƙatunku tun farkon tsari, domin a wannan lokacin ne mai samar da mafita ya fi buɗe ƙofa ga la'akari da buƙatunku.
• Koyaushe ku saka Kuɗin Fita—nawa ne zai kashe ku idan za ku koma wata mafita a nan gaba?
• Batun ba sabuwar fasaha ba ce, batun shi ne yadda ƙungiyarku za ta iya amfani da ita wajen tallafa wa kasuwancinta.

 

A ƙarshe, amma ba a ƙalla ba: Mourinho Solutions abokin hulɗa ne da za ku iya amincewa da shi don tallafa muku a wannan tsari. Tuntuɓe mu don tabbatar da cewa aiwatar da CRM ɗinku ya gudana cikin sauƙi da nasara.